Apa yang harus dipersiapkan untuk memasuki dunia kerja?

Pada saat baru lulus dari Perguruan Tinggi, pernahkah anda merasa “gamang” apa yang harus dilakukan? Saya akan berkarir di bidang apa? Apa sebetulnya kompetensi saya? Dan jika saya diterima bekerja, apa saja yang harus saya persiapkan? Pertanyaan ini sangat wajar, dan hal ini bisa menimpa siapa saja, bahkan saat saya baru lulus kuliah pada akhir tahun 70 an.

Pertanyaan-pertanyaan tersebut banyak ditanyakan pada saat ini, dimana persaingan dalam mencari pekerjaan semakin ketat, namun di sisi lain peluang untuk berkarir juga semakin luas, baik bagi kaum wanita atau laki-laki. Saya juga sering mendengar omongan orang-orang yang bergerak di bidang HRD, dan juga Direktur salah satu perusahaan, yang menyatakan….”anak sekarang jauh lebih pintar, tapi bila di wawancara, sulit sekali mencari yang match dengan kebutuhan perusahaan..” Nahh, dimana letak permasalahannya?

1. Pandai saat kuliah saja “tidak cukup”

Pada umumnya bangku kuliah memberikan pendidikan formal, apalagi dengan sistem 144 sks saat ini yang membuat waktu mahasiswa sangat sempit untuk melakukan kegiatan di luar kuliah. Sangat dianjurkan, pada saat kuliah, para mahasiswa mempunyai kegiatan di luar kegiatan kuliah, syukur jika bisa sambil bekerja paruh waktu, karena tanpa disadari pengalaman ini sangat membantu pada saat mencari pekerjaan.

Apabila sudah diterima bekerja, muncul kembali pertanyaan, kenapa ya kok saya kurang merasa cocok dengan pekerjaan ini, dan ingin pindah pekerjaan. Jika anda pindah pekerjaan setelah 6 (enam) bulan atau satu tahun, hal tersebut wajar. Namun bagaimana jika baru bekerja 2 (dua) atau 3 (tiga) bulan sudah merasa nggak cocok? Banyak keponakan, senior anak saya yang curhat, tentang pekerjaan yang setiap kali dirasakan tak sesuai dengan keinginannya. Dari hasil diskusi, ternyata dia sendiri sebetulnya tak mengetahui apa yang diinginkan. Atau jika karena gajinya sudah cocok, yang nggak cocok adalah situasi lingkungannya. Peralihan dari kehidupan mahasiswa ke dunia kerja, memang merubah kebiasaan, dan disadari ada orang yang mudah beradaptasi, dan ada pula yang harus memerlukan waktu cukup lama. Dari hasil percakapan, akhirnya diperoleh data bahwa sebetulnya yang bersangkutan merasa “gamang”, tak tahu apa yang dikerjakan, dan mau bertanya pada sekelilingnya, rata-rata karyawan senior sibuk. Pada saat ditanyakan, apakah dia membuat list apa-apa yang harus dikerjakan sesuai job description, jawabannya adalah karena karyawan baru, jadi dia hanya disuruh belajar. List yang dibuat, kalau sewaktu-waktu ada kesempatan bertanya, tak dapat dilaksanakan karena semua orang sibuk. Gajinya lumayan bu, tapi saya merasa tak bisa berbuat apa-apa, keluhan fresh graduate tersebut.

Sebuah hasil penelitian terhadap fresh graduate pada beberapa perusahaan multinasional mengatakan, bahwa 20% dari para fresh graduate yang “dicemplungkan” tanpa bimbingan dapat bekerja dan berkinerja sesuai harapan perusahaan. Sejumlah 30% lainnya butuh waktu lebih lama untuk beradaptasi, sedang 50% sisanya akan jadi karyawan yang tidak berkinerja optimal, setidaknya satu tahun, atau bahkan selamanya (Eileen R. dan Sylvina S, 2007). Anda bisa membayangkan kerugian yang diperoleh karyawan maupun perusahaan, karena dari karyawan baru, hanya 50% yang beradaptasi dan 30% masih memerlukan waktu. Apabila 50% kinerja karyawan baru, berkinerja baik setelah melewati satu tahun, atau berkinerja buruk selamanya, apakah tidak lebih baik jika perusahaan lebih mempersiapkan sistem penerimaan para fresh graduate ini?

Dari pengamatan secara pribadi, orang-orang yang berhasil melewati tahap wawancara (biasanya merupakan tahap ke 6, sebelum test kesehatan), adalah para fresh graduate yang saat menjadi mahasiswa aktif di berbagai kegiatan, sempat bekerja paruh waktu, atau sempat bekerja lebih dulu di perusahaan lain. Mereka lebih fokus dalam menjawab pertanyaan, jawaban lebih tertata, sehingga memudahkan assessor dalam menilai apakah kompetensinya match dengan kompetensi yang dibuthkan perusahaan. Pada umumnya para pewawancara telah dibekali ilmu untuk bisa menggali kompetensi dari yang diwawancara. Apabila kompetensi yang diperlukan belum muncul, pewawancara akan mencoba mengajak mengobrol ringan, agar peserta tidak stres dan dapat menunjukkan kemampuannya.

2. Kemampuan apa saja yang perlu dipersiapkan, yang tak diajarkan pada bangku kuliah?

Eileen R. dan Sylvina S. menjelaskan, bagaimana pengalamannya pertama kali bekerja. Hal-hal yang harus dipelajari, antara lain: Sistem dan prosedur, proses bisnis, etik, “unggah-ungguh”, cara berkomunikasi, sampai praktek-praktek yang nampak sederhana seperti “filling” , penomoran surat, standar kinerja, yang ternyata merupakan hal-hal “kantoran” yang masih merupakan hal-hal baru bagi para fresh graduate. Rahasia budaya kerja seperti “jangan anda yang berjalan, biar dokumennya yang berjalan” (di bawa oleh office boy)” atau pengamalan “clean desk policy” sulit dibayangkan dari bangku kuliah.

Menurut pendapat saya (atas dasar pengalaman), pada saat pertama kali masuk ke dunia kerja adalah “kenali budayanya”. Budaya kerja orang-orangnya, seperti: cara berpakaian, gaya bicara jika menghadapi atasan ataupun rekan kerja, bagaimana cara makan siang (keluar ruang atau pesan makan dan makan ramai-ramai ditempat yang sudah ditentukan), apakah ada semacam iuran untuk keperluan mendesak seperti teman sekerja ada yang sakit atau kematian, dan hal-hal sepele lainnya. Dengan memperlajari budaya kerja dilingkungan kantor tersebut, anda akan mudah berkomunikasi dengan rekan kerja, mendapatkan simpati dari rekan kerja yang lebih senior, yang akan dengan rela memberitahu pada anda apa yang sebaiknya dilakukan.

Kemudian yang penting adalah pahami proses bisnis, dan posisi anda nantinya akan diproyeksikan kemana. Pelajari job description posisi anda, apa hak dan kewajiban anda, dan anda diharapkan seperti apa. Biasanya di perusahaan, ada karyawan senior yang secara tak langsung ditugaskan membimbing adik-adiknya, namun sering sekali mereka tak ada waktu untuk membimbing, karena jadual kesibukan yang padat. Pandai-pandailah mencari celah untuk bertanya, kapan waktu yang tepat, sementara anda harus jeli mengamati bagaimana cara senior melaksanakan tugas-tugasnya, bagaimana cara meng handle klien yang sulit. Untuk perusahaan besar, pada umumnya telah mempunyai manual standar operasional, dari manual-manual yang ada anda bisa mempelajari tugas berbagai macam posisi di perusahaan, juga pelajari bagaimana rangkaian proses suatu keputusan. Jika anda beruntung, senior sering menawarkan untuk melakukan diskusi sepulang jam kerja, atau kadang mengajak makan di luar saat jam makan siang, disinilah kesempatan anda untuk menanyakan hal-hal yang kurang dipahami.

3. Adakah perusahaan yang melakukan “induksi program” atau training?

Disadari, biaya training untuk para fresh graduate sangat mahal, untuk MDP (Management Training Development) diperkirakan menghabiskan biaya antara Rp.150 juta s/d Rp.200 juta per orang, dan memakan waktu sekitar satu tahun. Dari program MDP inipun tak semua yang lulus ujian berhasil berkinerja baik, maksudnya yang lulus program dengan nilai terbaikpun masih harus membuktikan bisa mengaplikasikan ilmu yang diperoleh saat training di lapangan.

Kenapa banyak perusahaan yang tidak menggunakan program training ini? Selain biaya dan energi (tak semua perusahaan mempunyai Divisi Pendidikan dan Pelatihan), ada juga perusahaan yang menganggap bahwa pelatihan bisa dilakukan sambil berjalan. Para fresh graduate dapat langsung bekerja setelah lulus seleksi, namun kewenangan yang dimiliki terbatas, seperti tak boleh melakukan tandatangan atau paraf pada approval dan sebagainya.

Bagaimana jika posisi anda sebagai manager pada unit yang diberi tugas untuk mendidik fresh graduate agar mudah menyesuaikan diri? Dari pengalaman, para fresh graduate dengan bimbingan mentor dapat bekerja mandiri setelah 6 (enam) bulan bekerja. Mereka dibebani pekerjaan yang jadualnya ketat, dan agar mereka bisa me manage waktu, mereka disuruh membuat miles stone tugas-tugas yang dihadapi, jangka waktu kapan harus selesai, person in charge yang terkait dengan bidang tugas tersebut. Setiap bulan hasilnya di monitor dan di evaluasi, disini diharapkan evaluasi dapat dilakukan secara terbuka, termasuk ketidak puasan manager, agar trainee segera memahami kesalahannya. Bagi para trainee, harus dipahami bahwa teguran atasan dimaksudkan untuk membantu dan mengingatkan trainee, karena pada akhirnya tujuan bekerja adalah membuat pelanggan puas. Manager bisa meminta trainee melakukan pekerjaan yang berat, di bawah tekanan, agar nantinya akan diketahui siapa diantara mereka yang paling cepat beradaptasi, dan bisa memanage stres, apalagi jika perusahaan ini bergerak dalam bidang usaha yang membutuhkan kecepatan dan ketepatan.

Sebagaimana diutarakan oleh Eileen R., yang menyatakan bahwa seorang Direktur SDM sebuah perusahaan, selalu mengingatkan para “management trainee nya”…”Anda akan saya bebani pekerjaan yang paling berat dan kotor. Jika anda melewati masa ini, maka pekerjaan akan terasa mudah karena anda sudah menemukan “selera” bekerja untuk seterusnya”.

4. Apa peran Perguruan Tinggi dalam mempersiapkan mahasiswanya agar bisa langsung berkarya di masyarakat?

Pada beberapa Perguran Tinggi saya melihat ada yang sudah mempersiapkan mahasiswa dengan melatih bekerja paruh waktu pada proyek inkubator di fakultas masing-masing. Sayangnya proyek ini tak mampu menampung semua mahasiswa, disamping tak semua mahasiswa berminat, karena jadual kuliah yang padat.

Ada juga Perguruan Tinggi yang membuat pelatihan (berupa soft kompetensi), yang dilakukan pada saat libur, bekerjasama dengan lembaga pelatihan yang umumnya dimiliki oleh alumni Perguruan Tinggi tersebut, sehingga biayanya bisa ditekan. Pelatihan semacam ini sangat berguna, untuk mempersiapkan para mahasiswa tingkat akhir atau para fresh graduate, supaya bisa memasuki dunia kerja dengan mulus.

5. Keberhasilan ditentukan oleh kedua belah pihak.

Para fresh graduate harus menyadari, dalam iklim dunia kerja yang semakin kompetitif ini, mereka harus segera mampu beradaptasi jika memasuki dunia kerja. Jadikan teguran atasan untuk lebih memacu kemampuan dan semangat kerja. Para fresh graduate juga harus rajin belajar tanpa menunggu dibimbing senior, menyerap dasar-dasar manajemen kerja yang ada dilingkungannya, mempelajari cara-cara komunikasi formal maupun informal, kode etik dan budaya kerja perusahaan tempatnya bekerja.

Para fresh graduate juga harus bisa mengatur jadual kerjanya, mencatat, melakukan tugas yang telah didisposikan kepadanya tanpa harus ditagih (jika perlu lebih cepat dari waktu yang ditentukan), menyerap sebanyak-banyaknya ilmu sehingga bisa berpartisipasi dalam rapat-rapat dimana trainee sering diminta ikut hadir.

Eileen R. menjelaskan, bahwa masih ada ketrampilan dasar yang harus dipelajari seperti: mengembangkan rasa percaya diri, membina hubungan pertemanan, penajaman “common sense” serta sistematika berpikir. Proses integrasi antara individu dan perusahaan perlu dimotori oleh kedua belah pihak secara aktif, sebagaimana halnya kedua orang yang akan menjalin ikatan perkawinan.

Bahan bacaan;

1. “Langkah kanan” Memasuki Dunia Kerja. Eileen Rachman dan Sylvina Savitri. Kompas, 22 September 2007, hal. 45.
   
2. Pengalaman penulis dalam pendidikan rekrutmen, Management Trainee , serta diskusi dengan beberapa Direktur SDM perusahaan BUMN.